Dlaczego warto wybrać specjalistów do zarządzania dokumentacją?

2026-01-20

Kryzysy nie zaczynają się od wielkich pomyłek. Czasem, do sparaliżowania pracy firmy, wystarczy zagubienie jednego dokumentu lub nieprawidłowe przechowywanie akt księgowych. Dlatego coraz więcej firm rezygnuje z prowizorycznych rozwiązań i powierza zarządzanie dokumentacją specjalistom. Sprawdź, co możesz zyskać, oddając ten obszar w dobre ręce.

Zarządzanie dokumentacją w sposób prawidłowy

Przechowywanie dokumentacji firmowej to nie tylko obowiązek, ale i wyzwanie. Aby spełniać wymogi prawne, zapewnić bezpieczeństwo danych i sprawną organizację pracy, dokumenty muszą być zarządzane zgodnie z określonymi standardami.

Przede wszystkim konieczne jest odpowiednie miejsce. Wydzielona przestrzeń o stałej temperaturze i wilgotności, z zabezpieczeniami przeciwpożarowymi oraz systemem kontroli dostępu. Tylko osoby upoważnione powinny mieć możliwość przeglądania lub przenoszenia dokumentów, szczególnie tych zawierających dane osobowe lub informacje strategiczne.

Dodatkowo każda firma musi posiadać jasne procedury zarządzania cyklem życia dokumentów: od momentu ich powstania, przez przechowywanie, aż po zgodne z prawem zniszczenie. Brak takich standardów naraża organizację nie tylko na chaos informacyjny, ale również na poważne konsekwencje prawne, zwłaszcza w kontekście RODO.

W praktyce to wszystko oznacza konieczność wdrożenia systemów zarządzania dokumentacją oraz regularnego audytu tego, co i gdzie jest przechowywane. A to wszystko wymaga zasobów, czasu i wiedzy, dlatego wiele firm zaczyna szukać wsparcia u specjalistów.

Archiwizacja akt, dlaczego coraz więcej firm zleca to zadanie?

W teorii archiwizacja dokumentów może wydawać się prostym zadaniem. W praktyce to skomplikowany proces, który wymaga przestrzeni, systemu, przeszkolonego zespołu i znajomości przepisów prawa. Nic więc dziwnego, że coraz więcej firm, niezależnie od branży, decyduje się zlecić to zadanie zewnętrznym specjalistom.
 
Profesjonalne firmy zajmujące się archiwizacją dokumentów, takie jak EkoAkta, oferują nie tylko bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale także uporządkowanie i opisanie ich zgodnie z przyjętymi standardami. Dzięki temu odnalezienie konkretnej teczki czy faktury nie zajmuje godzin, lecz minuty.
 
Współpraca z EkoAkta to również pewność, że dokumenty są przechowywane w odpowiednich warunkach: w magazynach z kontrolowaną temperaturą, wilgotnością i zabezpieczeniami przeciwpożarowymi. Każdy dokument znajduje się pod opieką, ale dostęp do niego mają wyłącznie uprawnione osoby.
 
Zlecając archiwizację akt zewnętrznej firmie, przedsiębiorcy zyskują coś znacznie cenniejszego niż tylko wolne miejsce. Odzyskują czas, bezpieczeństwo i kontrolę nad swoją dokumentacją. A to bezpośrednio przekłada się na większy porządek operacyjny i lepsze przygotowanie na wypadek kontroli czy audytu.

Archiwizacja akt i wiele więcej

EkoAkta to firma, która zajmuje się nie tylko archiwizacją dokumentów. W zakres jej usług wchodzi także np. odzyskiwanie dokumentów po zalaniu lub uszkodzeniu, bezpieczne niszczenie tych, które straciły swoją wartość prawną oraz digitalizacja papierowych zasobów, by ułatwić pracę zdalną i przyspieszyć dostęp do informacji. Firma wspiera także w sytuacjach przeprowadzek czy reorganizacji biura, umożliwiając szybkie przeniesienie dokumentacji bez chaosu i ryzyka jej zagubienia.

Dzięki temu EkoAkta staje się dla wielu firm nie tylko dostawcą usługi, ale idealnym partnerem w zarządzaniu dokumentacją: od momentu jej powstania aż po zgodne z przepisami wycofanie z obiegu.

Jeśli chcesz zadbać o dokumentację swojej firmy w sposób profesjonalny, sprawdzony i zgodny z przepisami, skontaktuj się z zespołem EkoAkta i poznaj możliwości współpracy.

Artykuł sponsorowany

powrót