Jakie korzyści daje digitalizacja dokumentów?

2023-05-04

W dzisiejszych czasach, gdy technologia i postęp cyfrowy odgrywają kluczową rolę we wszystkich dziedzinach życia, digitalizacja dokumentów staje się nierozerwalnie związana z każdym przedsiębiorstwem. Pojęcie to nie jest już tylko kwestią komputeryzacji zapieczętowanych dokumentów. To proces, dzięki któremu dane papierowe są poddawane różnym aktywnościom w obiegu elektronicznym. Z roku na rok kadra zarządzająca małych i dużych firm deklaruje coraz większe inwestycje w narzędzia do automatyzacji, w tym digitalizacji dokumentów. Jest to efekt dziesiątek korzyści, jakie firmy zyskują dzięki tego typu technologii.

Czym jest digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów to proces przeniesienia dokumentów papierowych na nośniki cyfrowe. Materiały przekształcane są w pliki elektroniczne, które zachowują oryginały druków w formie graficznej lub tekstowej. Dzięki narzędziom do digitalizacji dokumentacja firmowa staje się bardziej uporządkowana. Jednocześnie gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie dużej liczby dokumentów jest znacznie szybsze, wygodniejsze i bezpieczniejsze.

Użytkownicy aplikacji do digitalizacji mają dostęp do plików 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Cyfryzacja dokumentów oznacza nie tylko optymalizację procesu gromadzenia informacji, ale także zmniejszenie ilości zużywanego w organizacji papieru. Czynnik ten jest szczególnie wartościowy, jeśli chcemy położyć nacisk na ochronę środowiska naturalnego – dodają eksperci z portalu flowdog.io

Digitalizacja dokumentów – sposób na zwiększenie dokładności i efektywności wyszukiwania informacji

Firmy pracujące z analogowymi dokumentami codziennie borykają się z wieloma problemami. Często pojawiają się trudności ze znalezieniem potrzebnych dokumentów, a przechowywanie ich jest kosztowne. Ponadto zdarzają się uszkodzenia i zagubienia firmowych materiałów, a także kłopoty z ich szybkim i sprawnym przekazywaniem na odległość.

Dzięki digitalizacji dokumentów proces tworzenia, przechowywania i wyszukiwania dokumentów jest dokładniejszy, łatwiejszy i szybszy. Przekłada się to bezpośrednio na efektywność i zwiększenie produktywności pracowników. To właśnie te korzyści w wielu raportach wskazywane są przez CEO firm na pierwszym miejscu jako czynnik motywujący do inwestycji w usługi SaaS.

Dokumenty w chmurze a bezpieczeństwo

Według danych Statista od 2022 roku już 60% wszystkich danych firmowych na świecie przechowywanych jest w chmurze. Liczy się je już w setkach zettabajtów. W związku z tym bezpieczeństwo w tym zakresie to jedna z najbardziej palących kwestii. Firmy świadczące usługi digitalizacji zapewniają zabezpieczenia na najwyższym poziomie.

Wyciek jakichkolwiek danych w najlepszym wypadku oznacza dla firm ogromne kłopoty i straty finansowe, w najgorszym – upadłość. Dlatego dostawcy usług IT tak ogromną wagę przywiązują do infrastruktury bezpieczeństwa. Zobowiązują się do stosowania ścisłych procedur i przestrzegania wytycznych związanych z ochroną danych. Posiadają wiele certyfikatów i atestów, które świadczą o wysokim poziomie bezpieczeństwa ich usług.

W przypadku korzystania z chmury nie ma potrzeby archiwizowania kopii zapasowych dokumentów w papierowej formie, która jest narażona na niebezpieczeństwo kradzieży oraz katastrofy naturalnej. Przechowywanie danych w chmurze pozwala zapewnić ochronę przed awariami sprzętu oraz stratą lub uszkodzeniem dokumentów papierowych. Dodatkowe funkcje ograniczania dostępu umożliwiają zabezpieczenie plików przed dostaniem się ich w niepowołane ręce.

Usprawnienie zadań administracyjnych dzięki cyfryzacji dokumentów

Cyfryzacja dokumentów pozwala organizacjom na szybsze i niezawodne wykonywanie zadań administracyjnych. Dzięki digitalizacji dokumentów informacje są bezpiecznie przechowywane w centralnych zasobach danych. Gwarantuje to aktualność informacji w najnowszych wersjach dokumentów i ograniczenie błędów powstałych podczas ręcznego przeszukiwania oraz porównywania.

Systemy do digitalizacji dokumentów dla administracji powinny być zaprojektowane indywidualnie – adekwatnie do prowadzonej działalności danej organizacji. Każdy podmiot obsługuje odmienne procesy i inaczej nimi zarządza. Niemniej najbardziej wartościowe funkcje do realizacji zadań administracyjnych to automatyczne generowanie umów, pism, faktur czy wniosków pracowniczych.

Programy tego typu pozwalają na zarządzanie obiegiem dokumentów, monitorowanie terminów dostarczania czy porządkowanie spraw w odpowiednich katalogach. Dodatkowe moduły umożliwiają firmom również usprawnienie komunikacji – szczególnie w organizacjach wielodepartamentowych.

Digitalizacja dokumentów a obniżenie kosztów

Jedną z najważniejszych korzyści z digitalizacji dokumentów jest obniżenie kosztów. Wprowadzenie cyfrowego zarządzania dokumentami pozwala na zmniejszenie zasobów takich jak koszty utrzymania biur, energii elektrycznej czy korzystania z papieru i tuszów do drukarek.

Ponadto wprowadzenie digitalizacji może pomóc w zmniejszeniu kosztów dotyczących magazynowania, segregacji i dokumentacji, związanych z tradycyjnymi metodami przechowywania papierowych dokumentów. Inwestycja taka prowadzi do dalszych oszczędności, co umożliwia wykorzystanie pieniędzy na podniesienie np. jakości obsługi klienta.

Digitalizacja daje firmom sposobność do optymalizacji procesów biznesowych i skrócenia czasu, jaki upływa od momentu akceptacji dokumentacji aż do momentu wysłania jej do dalszego przetwarzania. Wszystko to sprawia, że cyfryzacja stanowi potężne narzędzie obniżające koszty operacyjne w niemal każdej firmie produkcyjnej czy usługowej.

Kolejna aktywność obniżająca koszty, wynikająca z digitalizacji, to przejście z utrzymywania własnych serwerów na usługi w chmurze. Wirtualne bazy danych to rozwiązania o wysokim poziomie zabezpieczeń oraz wysokim stopniu konfigurowalności. Dzięki temu opłaty związane są wyłącznie z aktualnymi potrzebami firmy. Jeśli te maleją, koszty obniżają się razem z nimi. Nie ma konieczności opłacania nadprogramowych GB czy funkcji.

Redukcja kosztów związana z digitalizacją to też zmniejszenie obciążenia pracą personelu. Marnowanie potencjału ludzkiego często powoduje trudne do dostrzeżenia straty finansowe. Potencjał ten można uwolnić, delegując narzędziom do automatyzacji powtarzalne i prozaiczne zadania, które dotychczas wykonywali ludzie.

Zmniejszenie obciążenia pracą personelu nie musi wcale oznaczać zwolnień. Cyfrowe rozwiązania umożliwiają uwolnienie czasu pracowników. To doskonała okazja na powierzenie im bardziej wymagających i znaczących dla rozwoju firmy zadań.

Przegląd funkcji i możliwości systemu do zarządzania dokumentami FlowDog

W chwili, gdy znane są już podstawy digitalizacji dokumentów, warto przyjrzeć się konkretnemu systemowi do zarządzania dokumentami – FlowDog. Narzędzie to umożliwia przechowywanie i udostępnianie dokumentów, a także monitorowanie ich wersji oraz określanie osób za nie odpowiedzialnych. W przypadku wielu plików rozwiązania FlowDog pozwalają na efektywne przeszukiwanie i wyszukiwanie dokumentów.

Możliwości jest jednak znacznie więcej. Mnogość funkcji umożliwia projektowanie systemów zgodnych z prowadzoną przez firmę działalnością oraz dopasowanych do jej potrzeb i modelu biznesowego. FlowDog kreował systemy dla klientów z wielu branż, rozwiązując takie problemy jak:

* niewystandaryzowanie procesu logistycznego
* wysoka pracochłonność w poszczególnych obszarach
* opóźnienia magazynowe
* trudność w lokalizacji i rezerwacji sprzętu w hali
* nieefektywne zarządzanie zadaniami pracowników
* dezinformacja z powodu niezaktualizowanych baz Excel
* pomyłki w bazach danych wynikające z ludzkich błędów
* brak historii klienta w jednym miejscu
* długi czas rozpatrywania reklamacji
* nieintuicyjny system
* nieuporządkowany przepływ informacji
* brak rejestru aktualnych należności i wydatków
* trudności w zdalnej kontroli prac personelu w architekturze rozproszonej.

Stawienie czoła tym i wielu innym problemom jest możliwe dzięki doświadczonemu zespołowi, który doskonale wie, jak projektować wielofunkcyjne systemy do automatyzacji. Ważne jest zapewnienie obiegu wszystkich dokumentów online. Podstawą jest wbudowane archiwum. Narzędzia tego typu powinny być wyposażone w możliwość śledzenia statusów wysłanych dokumentów. Pracę w systemie istotnie ułatwia spersonalizowany pulpit. Systemy projektowane przez FlowDog umożliwiają także monitoring terminów realizacji spraw związanych z dokumentacją oraz historii wszystkich zdarzeń.

Znaczenie OCR w digitalizacji dokumentów

OCR to technologia optycznego rozpoznawania znaków, odgrywająca ważną rolę w procesie digitalizacji dokumentów. Umożliwia ona automatyczne rozpoznawanie tekstu i grafiki na skanach, a następnie przetwarzanie ich w edytowalny plik. Funkcja inteligentnego odczytywania dokumentów umożliwia rozpoznawanie najważniejszych elementów faktur, takich jak nazwa kontrahenta, numer faktury, kwota, tytuł usługi czy data.

Osoby wykorzystujące OCR w codziennej pracy nie muszą poświęcać czasu na żmudne przepisywanie informacji. Wystarczy, że jedynie zweryfikują ich poprawność. Funkcja ta zapewnia szybsze i sprawniejsze procesowanie dokumentów. Korzyści jest jednak znacznie więcej, a do najważniejszych z nich zalicza się oszczędność czasu pracowników, większą kontrolę nad kosztami, zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentów czy ograniczenie problemu opóźnienia płatności.

Przy użyciu narzędzi do cyfryzacji procesy biznesowe i administracyjne mogą być wykonane w krótszym czasie niż dotychczas. Organizacje mogą szybciej reagować na zmiany oraz poprawiać wydajność operacyjną. Digitalizacja dokumentów po prostu czyni przedsiębiorstwa lepiej przygotowanymi do osiągania sukcesu. Wdrażanie tego typu systemów umożliwia firmom stanie się bardziej konkurencyjnymi na rynku. Zarówno w przypadku konkurowania o klientów, jak i o talenty.

Artykuł sponsorowany

powrót